Kuten olen maininnut, olen työskennellyt tapahtumatuottajana. Konsepti vaikuttaisi olevan monelle sangen epäselvä. Niinpä ajattelin valottaa hieman, millaista tapahtumatuottajan työ on, miten alalle pääsee ja minkälaisia vaatimuksia tapahtumatuottajalla ylipäätään on.

Huomioithan, että tämä on vain minun subjektiivinen kokemukseni asiasta ja todellisuudessa tapahtumatuottajan työ voi olla vieläkin laajempialaista tai keskittyä vain yhteen osa-alueeseen. Lisäksi tämä kirjoitus käsittelee aihetta ainoastaan erilaisten promootioiden tuottamisen näkökulmasta.

Jos minun pitäisi kuvata tapahtumatuottajan työtä kolmella sanalla, ne olisivat: monipuolinen, hektinen ja antoisa. Tuottajana työskennellessäni pääsin käyttämään sekä luovaa että analyyttistä puoltani. Tarvitsin niin esimies- kuin esiintymistaitojakin. Sain tehdä kaikenlaista työntekijöiden kouluttamisesta some-markkinointiin, raportointiin ja konseptointiin. Pääsin mukaan hyvin erilaisiin projekteihin, kuten esimerkiksi rakentamaan messuosastoja ja festareita, pyörittämään kauppamaistatuskiertueita sekä uusien tuotteiden lanseerauksia. Työnkuvaan kuului, että olin tiiviisti yhteydessä promoottoreihin, asiakkaisiin ja tapahtumajärjestäjiin.

Toisinaan päivät venyivät jopa 16 -tuntisiksi ja töitä joutui paiskimaan välillä viikonloppuisinkin. Kuitenkin se hetki, kun onnistuneen kiertueen jälkeen pääsee esittelemään loppuraportin asiakkaalle, on kaiken hien, veren ja kyyneltenkin arvoista. En ole missään (muussa työssä) kokenut niin valtavaa onnistumisen tunnetta.

Normaaliin tapahtumatuottajan duuniviikkoon voisi kuulua esimerkiksi palavereita, infojen kirjoittamista promoottoreille, keikkojen buukkausta, sairastapauksien paikkaamista, raporttien lähettämistä, sosiaalisen median kanavien hallintaa, tavaroiden pakkaamista ja tarkistamista, joskus jopa rakentamista sekä uusien työntekijöiden rekrytointia.

Hyvällä tapahtumatuottajalla tulee olla edes jonkinlainen käsitys alasta, joten kenttäkokemuksesta on hyötyä. Eihän voi neuvoa tai kouluttaa työntekijöitä, jos ei itse tiedä, mitä promoottorina työskentely oikeasti on. On myös hyvä, jos on valmis koska tahansa itse laittamaan niin sanotusti työhaalarit päälle ja hyppäämään tiskin taa esimerkkiä näyttäen (kuten kuvassa yllä).

Minun kokemukseni mukaan tapahtumatuottajan työssä korostuu ennen kaikkea ajanhallinta– ja viestintätaidot sekä paineensietokyky. Täytyy olla rohkeutta tehdä nopeitakin päätöksiä, kykyä toimia erilaisten ihmisten kanssa niin esimiehen roolissa kuin asiakaskohtaamisissakin. Pitää pystyä pitämään useita lankoja käsissään ja hallitsemaan liikkuvia osia. Esimerkiksi onnistunut festaripromootio on monen asian summa, joista kaikkia, kuten säätä, ei voi edes itse hallita. Tämä on kaltaiselleni perfektionistille pilkunviilaajalle hankala asia.

Tapahtumatuottajan koulutusta on muutamissa ammattikorkeakouluissa esimerkiksi kulttuurituottajan nimikkeellä, mutta työssä pärjää hyvin vaikkapa tradenomitaustallakin. Tärkeintä on minun mielestäni kokemus promootioista sekä jonkinlainen ymmärrys siitä, miten bisnesmaailma ja markkinointi ylipäätään toimii. Myöskään niitä viestintätaitoja ei voi tarpeeksi korostaa: esimerkiksi kirjoitusvirheitä vilisevät sähköpostit eivät näytä koskaan hyvältä tai anna kovin ammattitaitoista kuvaa kenestäkään.

Jos siis halajat tapahtumatuottajaksi, suosittelen hakemaan vaikkapa liiketalouden koulutusohjelmaan ja aloittamaan työskentelyn promoottorina. Siitä onkin sitten näppärä väylä ylös toimiston puolelle.

Huomenna on allekirjoittaneen ensimmäinen äitienpäivä. Kuten jotkut ehkä tietävät, olen ihminen, jonka motto on aikoinaan ollut: ”Se, joka väittää, ettei raha tuo onnea, ei tiedä, mistä sitä ostaa”.

Ylipäätään kaikenlaisten lahjojen hankkiminen on minulle kunnia-asia. Siksipä, koska annan itse lähes poikkeuksetta kaikille aina vain hyviä lahjoja, odotukseni vastalahjojen suhteen ovat yleensä korkealla.

Äitienpäivä näyttäisi olevan kuitenkin poikkeus. Nimittäin tällä kertaa toiveeni ovat kaikkea muuta kuin materialistisia:

1. Saan nukkua pitkään ja syödä aamiaisen vuoteessa lukien Helsingin Sanomia. Haluan myös, että kyseinen aamiainen on Instgram -kelpoinen, jotta voin tehdä molemmat seuraajani kateellisiksi.
2. Käymme yhdessä koko perhe pitkällä kävelylenkillä ja/tai piknikillä. Paitsi jos sataa vettä/lunta/räntää/rakeita, isi ja tytär voivat käydä kahdestaan tarpomassa hangessa. Minä voin sillä aikaa vaikka lukea kirjaa hiljaisuuden vallitessa.
3. Saan joogata keskeytyksettä ainakin 30 minuuttia ja sen jälkeen käydä rauhassa saunassa. Olisi kiva edes toisinaan tehdä se puolen tunnin joogaharjoitus puolessa tunnissa.
   

   ”Challenge accepted.”

   Ihanaa äitienpäivää vielä kaikille äideille, etenkin omalleni!