Tunnustan nyt erään asian, joka on vaivannut minua pitkään: en ymmärrä ihmisiä, jotka selviävät elämästään ilman kalenteria sekä to do -listoja. Jo kauan sitten lukioaikaan lempipuuhaani (oppitunneilla) oli suunnitella menoja lukiolaisten liiton kalenteriin ja kirjata niitä sinne, värikoodattuna tietenkin.

Vaikka minulla on edelleen myös paperikalenteri, käytän nykyään sähköpostin kalenteria ja aikataulutan sinne aivan kaiken. Tämän opin työskennellessäni tapahtumatuottajana.  Opin myös tuolloin hyödyntämään erilaisia järjestelmiä työajan seurantaan ja hallintaan. Vaikka en ole enää yli vuoteen työskennellyt kyseisessä firmassa, käytän vastaavia seurantajärjestelmiä edelleen oman ajanhallintani parantamiseksi, ajankäyttöni seuraamiseen sekä tehtävälistojen tekoon.

Koska 16. raskausviikon jälkeen ei saa enää lentää työkseen, olin koulun ohella määräaikaisen sopimukseni loppuun lokakuun puoliväliin saakka toimistohommissa. Loppuvuoden olen työttömänä. Suoritan siis toisin sanoen mahdollisimman paljon opintopisteitä alta pois, sillä kevätlukukausihan minulta jää äitiysloman takia väliin. Tehtävää siis riittää ja sen takia on tärkeää, että pysyn koko ajan kärryillä niiden määrästä ja huolehdin, etteivät kaikki kasaudu yhdelle päivälle.

Kuvakaappaus kalenteristani tältä viikolta.

Laitan kaikki menot ja koulutöiden deadlinet kalenteriin heti kun ne ovat tiedossa. Suunnittelen viikkotasolla ajankäyttöäni niiden mukaan. Yleensä käyn sunnuntaina tai maanantaina tulevan viikon läpi. Jos aikatauluihin tulee muutoksia, vaihdan ne kalenteriin heti. Seuraan myös ajankäytön toteumaa erään nettisivuston avulla tarkastellen säännöllisesti, olenko arvioinut jonkin tehtävän tekemiseen käytetyn ajan realistiseksi. Mikäli en, voin ensi kerralla arvioida samankaltaisen tehtävän tekemiseen enemmän aikaa.

Viime aikoina olen myös alkanut laittaa treenejä kalenteriin, koska monet niistä ovat ystävien kanssa etukäteen sovittuja liikuntatreffejä. Näin ollen näen myös yhdellä katsauksella, kuinka paljon minäkin viikkona on tullut urheiltua. Näissä asioissa menen kuitenkin oman jaksamiseni mukaan päivä kerrallaan. Nimittäin vaikka nyt onkin menossa seesteinen keskiraskaus, ei sitä koskaan tiedä, milloin vointi huononee taas ja liikkuminen vaikeutuu.

Mainittujen sovellusten avulla koen kehittyneeni varsinaiseksi ajanhallinnan mestariksi. En koskaan havahdu edellisenä iltana johonkin deadlineen (paitsi tietenkin silloin kun olen tahallani jättänyt sen viime tippaan), unohda tapaamisia, oppitunteja tai muita menoja. Hyvällä suunnittelulla ja aikataulutuksella tehtävät eivät kasaudu yhdelle päivälle,  enkä stressaannu turhaan.

Ajankäytön suunnittelussa on kuitenkin äärimmäisen tärkeää, että jättää kalenteriin myös joustoa. Itse olen pyrkinyt pitämään joka viikko yhdestä kahteen päivää, jolloin en tee koulutehtäviä enkä edes ajattele niitä. Tämän vuoksi onkin todella ärsyttävää, että monet kanssaopiskelijat tykkäävät käyttää esimerkiksi ryhmätöistä keskusteluun ensisijaisena foorumina Whatsappia tai Facebook -messengeriä. Mielestäni ammattimaisempaa ja järkevämpää olisi käyttää moiselle varattua oppimisalustaa tai sähköpostia. Tällöin voisin itse määritellä, milloin luen heidän viestinsä, eikä kenenkään tulisi välttämättä laitettua turhia, tyhjänpäiväisiä kommentteja vaan pysyttäisiin asiassa. Samaa suosittelen työelämään: älkööt käyttäkö pikaviestisovelluksia työasioiden jakamiseen. Se jatkuva piippailu on paitsi stressaavaa, myös melko hyödytöntä.

Sähköposti on oiva väline kommunikointiin ja kiireellisissä asioissa ensisijainen tapa toimia on puhelinsoitto. Sähköpostia ei myöskään tulisi pitää kännykässä, vaan sen lukemiselle pitäisi varata keskitetysti muutama hetki päivästä. Usein mobiililaitteella kiireessä vastatut sähköpostit ovat niin asiasisällöltään kuin kieliasultaankin puutteellisia. Se on huonoa viestintää. Kukaan ei ole käsittääkseni kuollut, jos ei saa heti sähköpostiinsa vastausta. Mikäli asialla on tulipalokiire tai kyseessä hengenhätä, otetaan puhelin käteen ja soitetaan. Oman jaksamisen kannalta on tärkeää, ettei aina ole tavoitettavissa. Oli kyse sitten koulutehtävistä, työhommista tai jopa vapaa-ajasta.

Itse olen aina rakastanut erilaisia tehtävälistoja. Digitalisaation myötä sillekin harrastukselle on olemassa iso liuta erilaisia sovelluksia. Itse käytän Wunderlistiä, jonne kirjaan paitsi kouluun, työhön sekä blogiin liittyvät tehtävät ja ideat, myös esimerkiksi kodin sisustukseen liittyvät hankinnat:

Tällainen ajanhallintatapa ei varmasti sovi kaikille, mutta kaltaiselleni järjestelmälliselle perfektionistille se on henkireikä. Lopuksi vielä viisi täsmävinkkiä ajanhallinnan parantamiseen:

• Multitasking ei ole toimiva tapa työskennellä. Keskity yhteen asiaan kerrallaan. Älä koskaan pidä esimerkiksi Facebookia auki työpäivän aikana tai koulutehtäviä tehdessä ellei se jollain tapaa liity niihin.
• Älä ole koko ajan tavoitettavissa. Puhelimenkin voi laittaa äänettömälle silloin kun keskittyy esimerkiksi jonkin vaativan työtehtävän tekoon tai esseen kirjoittamiseen. Älä myöskään käytä työpuhelinta vapaa-ajalla ellei se ole jostain käsittämättömästä syystä välttämätöntä.
• Käytä to do -listoja ja kalenteria synkronoidusti. Muista myös päivittää niitä ahkerasti.
• Seuraa ajankäyttöäsi.  Voimme kehittyä koko ajan paremmiksi ajankäyttäjiksi, mutta se vaatii sen tiedostamista, mihin aikaa käytetään.
• Jätä kalenteriin joustovaraa ja taukoja. Kukaan ei jaksa loputtoman kauan minuuttiaikataululla. Hyvä ajanhallinta tarkoittaa myös joustovaraa sekä työn ja vapaa-ajan sopivaa suhdetta.

Muutettuani kesäkuun alussa keskustasta esikaupunkialueelle, pidimme tupaantuliaiset. Vaikka noista bileistä on jo tovi aikaa (tai ehkä juuri siksi) ajattelin kertoa hieman niistä ja siitä, mitä pirskeiden järjestäminen minulle opetti.

Minä rakastan erilaisia juhlia ja erityisesti niiden järjestämistä. Niinpä suunnittelin näitäkin pippaloita pitkään ja hartaasti. Kutsuin vieraat ajoissa, jotta mahdollisimman moni pääsisi paikalle ja tein budjetin Exeliin, kuten kuka tahansa normaali juhlajärjestäjä tekee. Paikalla oli loppujen lopuksi reilu parisenkymmentä iloista juhlijaa ja sää oli mitä mainioin. Bileiden järjestämiseen kuuluu usein kuitenkin se, ettei kaikki aina mene suunnitellun mukaan. Tässä siis viisi asiaa, jotka opin kantapään kautta:

1. Varaa tarpeeksi kuplivaa. Laskujeni mukaan shampanjaa ja kuohuviiniä oli juhlissa yhteensä 15 pulloa, mutta se loppui auttamattomasti kesken. Tämä aiheutti paljon mielipahaa siitäkin huolimatta, että siinä vaiheessa siideriä, olutta, lonkeroa, viiniä, sangriaa ja väkeviä oli vielä runsaasti jäljellä.
2. Älä tarjoa kirkkaita viinoja. Jätä suosiolla gini, vodka, viski, jekku, jallu ja etenkin absintti kaappiin. Juhlaväki pärjää hyvin miedommillakin vaihtoehdoilla ja ylilyönneiltä mahdollisesti vältytään.

   

   

   

   
   
3. Varaa tarpeeksi ruokaa. Juhlissa oli juomien lisäksi tarjolla suolaista ja makeaa purtavaa. Lisäksi laitoimme grillin kuumaksi illan hämärtyessä. Tämä oli yksi juhlien kohokohdista ja grillattavaa olisi kannattanut varata enemmänkin, koska hitaimmat jäivät ilman grilliherkkuja.
4. Mieti, ketä kutsut milloinkin. Jos kaksi ihmistä, joiden suhde perustuu ”vastakohdat täydentävät toisiaan” -filosofialle, järjestävät yhteiset juhlat, ei sovi olettaa, että heidän ystävänsä tulisivat keskenään toimeen. Joskus olisi siis järkevämpää järjestää yksien bileiden sijasta kahdet, jotta kaikki tuntevat olonsa kotoisammaksi ja turhilta konflikteilta vältytään.
5. Hanki eteispalvelu. Juhlissa voi joskus käydä niin, että joku ottaa vahingossa vaikkapa jollekulle toiselle kuuluvat jalkineet ja siitä huolimatta, että ne palautuvat rikospaikalle, juhlien emäntä päätyy maksamaan jalkineiden omistajalle sievoisen summan korvauksena. Toisin sanoen olisin siis säästänyt paljon rahaa, jos olisin palkannut jonkun ihmisen narikkamieheksi sen sijaan, että vieraiden takit, kengät ja muut roinat lojuivat hujan hajan ympäri asuntoa humalaisten ihmisten armoilla.