Kuten olen maininnut, olen työskennellyt tapahtumatuottajana. Konsepti vaikuttaisi olevan monelle sangen epäselvä. Niinpä ajattelin valottaa hieman, millaista tapahtumatuottajan työ on, miten alalle pääsee ja minkälaisia vaatimuksia tapahtumatuottajalla ylipäätään on.

Huomioithan, että tämä on vain minun subjektiivinen kokemukseni asiasta ja todellisuudessa tapahtumatuottajan työ voi olla vieläkin laajempialaista tai keskittyä vain yhteen osa-alueeseen. Lisäksi tämä kirjoitus käsittelee aihetta ainoastaan erilaisten promootioiden tuottamisen näkökulmasta.

Jos minun pitäisi kuvata tapahtumatuottajan työtä kolmella sanalla, ne olisivat: monipuolinen, hektinen ja antoisa. Tuottajana työskennellessäni pääsin käyttämään sekä luovaa että analyyttistä puoltani. Tarvitsin niin esimies- kuin esiintymistaitojakin. Sain tehdä kaikenlaista työntekijöiden kouluttamisesta some-markkinointiin, raportointiin ja konseptointiin. Pääsin mukaan hyvin erilaisiin projekteihin, kuten esimerkiksi rakentamaan messuosastoja ja festareita, pyörittämään kauppamaistatuskiertueita sekä uusien tuotteiden lanseerauksia. Työnkuvaan kuului, että olin tiiviisti yhteydessä promoottoreihin, asiakkaisiin ja tapahtumajärjestäjiin.

Toisinaan päivät venyivät jopa 16 -tuntisiksi ja töitä joutui paiskimaan välillä viikonloppuisinkin. Kuitenkin se hetki, kun onnistuneen kiertueen jälkeen pääsee esittelemään loppuraportin asiakkaalle, on kaiken hien, veren ja kyyneltenkin arvoista. En ole missään (muussa työssä) kokenut niin valtavaa onnistumisen tunnetta.

Normaaliin tapahtumatuottajan duuniviikkoon voisi kuulua esimerkiksi palavereita, infojen kirjoittamista promoottoreille, keikkojen buukkausta, sairastapauksien paikkaamista, raporttien lähettämistä, sosiaalisen median kanavien hallintaa, tavaroiden pakkaamista ja tarkistamista, joskus jopa rakentamista sekä uusien työntekijöiden rekrytointia.

Hyvällä tapahtumatuottajalla tulee olla edes jonkinlainen käsitys alasta, joten kenttäkokemuksesta on hyötyä. Eihän voi neuvoa tai kouluttaa työntekijöitä, jos ei itse tiedä, mitä promoottorina työskentely oikeasti on. On myös hyvä, jos on valmis koska tahansa itse laittamaan niin sanotusti työhaalarit päälle ja hyppäämään tiskin taa esimerkkiä näyttäen (kuten kuvassa yllä).

Minun kokemukseni mukaan tapahtumatuottajan työssä korostuu ennen kaikkea ajanhallinta– ja viestintätaidot sekä paineensietokyky. Täytyy olla rohkeutta tehdä nopeitakin päätöksiä, kykyä toimia erilaisten ihmisten kanssa niin esimiehen roolissa kuin asiakaskohtaamisissakin. Pitää pystyä pitämään useita lankoja käsissään ja hallitsemaan liikkuvia osia. Esimerkiksi onnistunut festaripromootio on monen asian summa, joista kaikkia, kuten säätä, ei voi edes itse hallita. Tämä on kaltaiselleni perfektionistille pilkunviilaajalle hankala asia.

Tapahtumatuottajan koulutusta on muutamissa ammattikorkeakouluissa esimerkiksi kulttuurituottajan nimikkeellä, mutta työssä pärjää hyvin vaikkapa tradenomitaustallakin. Tärkeintä on minun mielestäni kokemus promootioista sekä jonkinlainen ymmärrys siitä, miten bisnesmaailma ja markkinointi ylipäätään toimii. Myöskään niitä viestintätaitoja ei voi tarpeeksi korostaa: esimerkiksi kirjoitusvirheitä vilisevät sähköpostit eivät näytä koskaan hyvältä tai anna kovin ammattitaitoista kuvaa kenestäkään.

Jos siis halajat tapahtumatuottajaksi, suosittelen hakemaan vaikkapa liiketalouden koulutusohjelmaan ja aloittamaan työskentelyn promoottorina. Siitä onkin sitten näppärä väylä ylös toimiston puolelle.

Olen viime aikoina kaukokaipuussani katsellut paljon opasajan valokuvia ja muistellut sitä huoletonta elämänvaihetta. Niinpä päätin hieman valottaa, millainen on matkaoppaan työpäivä. Kertomus on täysin fiktiivinen, mutta kuitenkin kuvatunlainen päivä voisi olla mahdollinen oppaan arjessa auringon alla.

09:00 Herätyskello soi.
09:10 Ensimmäinen torkku soi.
09:20 Toinen torkku soi.
09:30 Nousen sängystä.
09:35 Syön aamupalaksi paahtoleipää ja kananmunia. Sumpit juon vasta toimistolla, koska siellä on kunnon keitin.
09:42 Miksi unohdin silittää lentokenttäpaidan?
09:43 Missä helvetissä silitysrauta on?
09:52 Löydän silitysraudan kämppikseni huoneesta vaatekasan alta.
10:03 Meikkaan kiireessä vähän sinne päin.
10:16 Lähden toimistolle korkokengät kopisten.

10:31: Katson toimistolla, ettei yön aikana ole tullut mitään akuutteja hoidettavia asioita.
10:32 Juon kahvia.
10:42 Nappaan hotelli- ja matkustajalistat mukaan kentälle menoa varten ja kipittelen pihalle, josta bussi noutaa minut.

Tyylikkäänä lentokenttäpäivään

10:50 Olemme ajoissa ensimmäisellä hotellilla. Kyytiin tulee kolme ihmistä.
11:27 Pääsemme lähtemään seitsemänneltä hotellilta kohti moottoritietä sekä lentoasemaa.
11:30 ”Nyt poistuessamme kaupunkialueelta on vielä hyvä hetki tarkistaa, että passi, matkatavarat ja kaikki seuralaiset ovat mukana.” kuuluttelen. Eiköhän bussin keskivaiheilla istuva rouvashenkilö muista passinsa sekä lompakkonsa jääneen hotellin tallelokeroon.
11:32 Käännymme takaisin.
11:52 Pääsemme uudestaan matkaan kohti lentoasemaa.

11:13 Kurvaamme parkkiin terminaalin eteen. Ohjeistan matkustajia lähtöselvitykseen ja lentoasemalla toimimiseen liittyvissä asioissa.
11:26 Eräs miespuolinen matkustaja on kateissa, eikä ole tehnyt lähtöselvitystä.
11:30 Mies löytyy lentokentän baarista aivan ympäripäissään.
11:34 Saimme kuin ihmeen kaupalla hänet turvatarkastuksesta läpi. Jää porttivirkailijoiden ja viime kädessä matkustamohenkilökunnan arvioitavaksi, ottavatko mukaan kotimatkalle.
11:35 Helsingistä tuleva kone on laskeutunut hetki sitten, joten tulee kiire siirtyä tuloaulaan uusia lomalaisia vastaan.

11:55 Toivotan matkustajia tervetulleiksi sekä opastan heitä oikeisiin busseihin.
12:00 Menen laskemaan, onko minun linja-autossani jo kaikki iloiset lomalaiset kyydissä. Bussissa näyttäisi olevan kaksi henkilöä liikaa.
12:03 ”Onhan kaikki varmasti menossa jonnekin seuraavista hotelleista…?” kuulutan. Kukaan ei ainakaan tunnusta olevansa väärässä bussissa.
12:06 ”Ovathan kaikki teistä varmasti tämän matkanjärjestäjän matkalla?” kysyn ja eturivissä istuva pariskunta kertoo olevansa aurinkomatkalaisia. Ohjeistan heitä ystävällisesti etsimään Aurinkomatkojen oppaan ja heidän bussinsa.

12:17 Jaan tervetulomateriaaleja.
12:18 ”Miten tässä voi kestää näin kauan? Ollaan istuttu täällä jo neljäkymmentä minuuttia! Mitä korvauksia saamme menetetyistä aurinkotunneista?” tiedustelee turhautunut nuori nainen. Selitän, että meidän piti odottaa kunnes kaikki muutkin ovat linjurin kyydissä ennen kuin pääsemme lähtemään ja että varmasti aurinkoa riittää myös tulevina päivinä.
12:25 Bussi kaartaa moottoritielle. Pälpätän mikrofoniin jo tutuksi tullutta mantraa: esittelen itseni, kerron opaspalveluista, retkistä, bussin ikkunasta näkyvistä maisemista sekä mainostan seuraavan päivän tervetulotilaisuutta paikallisessa suomiravintolassa.
12:33 ”Vasemmalla näette ostoskeskuksen, jonne me oppaatkin aina karkaamme sateisina vapaapäivinä. Sinne pääsee näppärästi bussilla. Mikäli omatoimishoppailu ei innosta, meillä on myös ohjattu ostosretki tiistaisin, jolloin suuntaamme kaupunkiin…”
13:24 Kaikki uudet lomalaiset ovat löytäneet hotelleihinsa. On tullut aika palata toimistolle.

13:40 Kirjaan tietokoneella olevaan järjestelmään yhden kadonneen matkalaukun.
13:45 Suuntaamme kollegoiden kanssa läheiseen ravintolaan lounaalle.
14:27 Minulla on muutaman tunnin siesta, joten lähden kotiin pesemään pyykkiä.

Rennommat vaatteet

16:32 Olen vaihtanut lentokenttäunivormun rennompaan ja kiiruhdan takaisin toimistolle.
16:40 Yritän tavoittaa puhelimitse erästä perhettä, joka joutui vaihtamaan huonetta kysyäkseni, miten vaihto sujui ja onko heillä nyt kaikki hyvin. Puheluuni ei vastata, joten laitan heille tekstiviestin.
17:03 Istun päivystämässä palvelutoimistolla seuraavat puolitoista tuntia tanskalaisen kollegan kanssa.
17:32 Mukava vanhempi pariskunta tulee ostamaan retkilippuja. Kerron heille, mistä bussi tulee heidät noutamaan ja milloin. Rupattelemme hieman säästä sekä heidän lomansa kulusta.

19:06 Jälleen toimistolla. Kirjaan myydyt retkiliput järjestelmään. Lueskelen myös kollegoiden päivän aikana laittamia keissejä ja pohdin, kuka jaksaa oikeasti valittaa siitä, että kattolamppu sojottaa väärään suuntaan.
19:14 Minulle tulee pian kiire, sillä olemme sopineet lähtevämme kahdeksalta porukalla tapas -ravintolaan illalliselle ja minun pitää luonnollisesti vaihtaa vaatteet sekä meikata.

Aterioinnin jälkeen varmasti käymme jossain vielä lasillisella…

Lasillisella jossain